Aide & guide d'utilisation

Lorsque l'entité avec laquelle vous travaillez vous a créé un compte, vous recevez un email intitulé « Activez votre compte portail ». Cet email contient un lien d'activation à usage unique, valide 7 jours.

1. 1Ouvrez l’email et cliquez sur le bouton « Activer mon compte ».
2. 2Choisissez un mot de passe personnel respectant la politique de sécurité : minimum 12 caractères, avec au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.
3. 3Confirmez : vous êtes automatiquement connecté et redirigé vers votre accueil.

Une fois votre compte activé, vous vous connectez sur portal.occalink.com avec votre email et votre mot de passe personnel.

Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez votre interlocuteur entité : il déclenchera l'envoi d'un nouveau lien d'activation.

L'accueil dit où en sont vos dossiers : combien de documents attendent votre signature, lesquels expirent bientôt, pour lesquels il vous reste un justificatif à fournir, et ce que vous avez signé ce mois-ci.

« À faire maintenant »liste les documents à signer, l'échéance la plus proche d'abord. La marque Occalink, en haut de chaque page, ramène à cet accueil.

La rubrique Signatures liste toutes les demandes de signature qui vous ont été adressées. Chaque ligne montre :

• Le type de document (certificat de cession, certificat de destruction, déclaration d'achat…).
• L'entité demandeuse.
• Le véhicule concerné (plaque + photo).
• La date de la demande et sa date d'expiration.
• Le nombre de justificatifs joints, le cas échéant.

Cliquez sur une ligne pour l'ouvrir dans le panneau qui s'affiche à côté de la liste : vous y consultez le document sans avoir à le télécharger et, s'il reste à signer, vous le signez sur place. Le bouton « Signer » ouvre le même panneau.

La signature suit un parcours en 3 ou 4 étapes selon le dossier :

1. 1Consulter : faites défiler le document et cliquez sur les zones « Signer ici » pour confirmer que vous l’avez bien lu. Cette étape est exigée par la loi (eIDAS Art. 26.b).
2. 2Justificatifs (si demandés) : téléversez les documents requis. Tant qu’il en manque un, le bouton « Signer » reste désactivé.
3. 3Identité : si l’entité a configuré un OTP, vous recevez un code à 6 chiffres par SMS ou email selon le canal choisi par l’entité.
4. 4Signer : cochez la mention d’acceptation puis tracez votre signature au doigt, à la souris, ou utilisez votre signature enregistrée par défaut (tampon scanné).

Si l'entité vous a envoyé plusieurs documents pour le même véhicule (ex. cession + déclaration d'achat), vous pouvez les signer ensemble :

1. 1Dans l’onglet « En attente », sélectionnez les documents à signer (case à cocher en début de ligne) — ou cliquez « Tout signer » sur une carte « Par véhicule ».
2. 2Le wizard groupé vous fait consulter chaque document, téléverser les justificatifs requis par l’ensemble du lot, valider l’OTP une seule fois, puis tracer une seule signature qui sera apposée sur chaque document.
3. 3Un email récapitulatif des signatures effectuées est envoyé à l’entité.

L'entité peut exiger certains justificatifs avant de vous laisser signer (carte grise, pièce d'identité, ordre de destruction, etc.). Ces exigences sont visibles directement sur la page de signature.

Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, HEIC, HEIF. Taille maximum 15 Mo par fichier.

Pour les documents en plusieurs pages (carte grise recto/verso, justificatif de domicile sur deux mois, etc.), vous pouvez téléverser plusieurs fichiers dans le même slot :

1. 1Téléversez le 1er fichier (ex. recto de la carte grise).
2. 2Cliquez sur le bouton « + Page » qui apparaît à droite du slot pour ajouter le verso.
3. 3Chaque page est numérotée et téléchargeable individuellement. Vous pouvez en supprimer une si vous vous êtes trompé.

Si vous avez déjà téléversé un document sur une autre demande de signature au cours des 90 derniers jours (ex. votre pièce d'identité), le portail vous le propose automatiquement sur les nouvelles demandes qui l'exigent.

Cliquez sur « Réutiliser » à côté du document suggéré : il est immédiatement rattaché au nouveau dossier, sans avoir à le téléverser à nouveau. Le fichier reste le même (S3 mutualisé), votre confidentialité est préservée.

Après votre upload, l'opérateur entité examine chaque justificatif et lui attribue l'un des trois statuts :

• En attente— l'entité ne l'a pas encore consulté. Le document est tout de même considéré comme fourni pour la signature.
• Validé— l'entité confirme que le document est conforme.
• Rejeté — le document ne correspond pas à ce qui est attendu. Le slot redevient « manquant » avec un motif visible (« document flou », « mauvais type »…) et vous devez en téléverser un nouveau.

• En attente — vos demandes actives. Le bouton « Signer » est là.
• Signés — vos documents signés. Téléchargeables individuellement ou en ZIP groupé.
• Expirés — demandes qui ont dépassé leur délai sans signature. Bonne nouvelle : l'entité peut les relancer (vous recevrez alors un nouvel email).
• Annulés— demandes que l'entité a annulées explicitement. Historique uniquement, aucune action possible.

L'onglet Véhiculesdu menu regroupe tous les véhicules dans lesquels vous avez un rôle, qu'ils soient en cours de signature ou déjà clôturés :

• Véhicules vendusà l'entité (cas le plus courant : vous avez cédé un véhicule).
• Véhicules achetésà l'entité (vous êtes le cessionnaire).

Vous pouvez filtrer par date de cession, par rôle, ou par recherche libre (plaque, marque, modèle). Cliquez sur un véhicule pour ouvrir son dossier dans le panneau : sa photo, l'opération faite avec l'entité, et tous ses documents — à signer, signés ou expirés.

Depuis Paramètres (menu en haut à droite), vous pouvez :

• Changer votre mot de passe — politique stricte (≥ 12 caractères, majuscule, minuscule, chiffre, spécial). Votre ancien mot de passe vous est demandé pour confirmer.
• Changer votre adresse email — saisissez la nouvelle adresse puis choisissez le canal de vérification : SMS sur votre téléphone, ou email à la nouvelle adresse. Un code à 6 chiffres vous est envoyé. Une notification est aussi adressée à votre ancienne adresse (alerte sécurité).

Vous pouvez enregistrer une image de votre tampon ou de votre signature scannée. Elle sera proposée automatiquement à chaque demande de signature où vous pourrez la sélectionner d'un clic.

Format : PNG (fond transparent recommandé) ou JPG. Taille maximum 2 Mo.

Vous êtes notifié à chaque nouvelle demande de signature par email (récapitulatif quand plusieurs demandes arrivent dans la même rafale).

En complément, vous pouvez activer les notifications navigateur depuis Paramètres « Notifications navigateur ». Vous recevrez alors une notif système (Windows / macOS / Android) dès qu'un nouveau document est disponible, même si le portail est fermé.

• Conformité eIDAS— chaque signature inclut une preuve forensique : hash SHA-256 de votre tracé, horodatage serveur, adresse IP, user agent, texte d'acceptation. Conservée 10 ans (rétention légale).
• Re-authentification au moment de la signature— l'OTP exigé n'est pas une redondance : c'est une obligation légale (Code civil 1366/1367) pour qualifier la signature en Signature Électronique Avancée (AES).
• Cookie de session — HttpOnly, SameSite Strict, valide 8 heures.
• Mot de passe— haché via Argon2 (ou PBKDF2 en repli). Jamais stocké en clair, jamais transmis à l'entité.
• Justificatifs— stockage S3 chiffré avec accès par URL signée à courte durée. Vos fichiers ne sont pas indexés et ne quittent jamais l'infrastructure Occalink.